Bruno - Agent commercial

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Standard téléphonique

Nous vous aidons à bien choisir

Le choix d’un standard ou d’une installation téléphonique est déterminant pour une entreprise. De ce choix va dépendre notamment la qualité de votre accueil téléphonique et l’efficacité au travail de vos collaborateurs.

Ce choix a un impact direct sur l’image de votre entreprise ou organisation, sur la perception qu’auront les personnes qui vous appellent, sur le service rendu par votre entreprise, la satisfaction de vos clients ou usagers, votre chiffre d’affaires, la fidélité de votre clientèle et en définitive un impact sur les résultats de votre entreprise.

.1.

Comment choisir son standard téléphonique ?

De combien de communications simultanées avez-vous besoin ?

Par communications simultanées, nous entendons le nombre d’appels que vous gérez en même temps.

Il faut prendre en compte à la fois les appels sortants et les appels entrants.

Par exemple :

Appels sortants : vous avez 3 collaborateurs qui doivent pouvoir appeler en même temps.
Appels entrants : au maximum, vous souhaitez que votre installation puisse recevoir 4 appels de l’extérieur en même temps.

Solution : vous avez besoin de pouvoir gérer 7 appels simultanés.

En général, on estime que le besoin standard en appels simultanés correspond à 30% du nombre de collaborateurs. 

Par exemple :
Si vous êtes 6 personnes, vous aurez alors besoin de pouvoir passer 2 appels en simultanés.
Si vous êtes 15 personnes, il faut pouvoir passer 5 appels simultanés.

Pour une activité fortement commerciale, le besoin peut passer au dessus de 50 à 60%.
Et pour une activité de télémarketing, le besoin se situe autour de 70 à 80%.

La solution : le standard téléphonique hébergé.

Sans installation de matériel, votre standard téléphonique est hébergé dans le cloud. Vous ajustez au fil de l’eau et en quelques clics le nombre de lignes et les services adaptés à votre flux d’activité. Vous pilotez les capacités de votre installation sans jamais être en situation de sur ou sous-investissement.

Combien de personnes ont besoin d’un téléphone ?

Cette information détermine le nombre de téléphones à raccorder sur votre installation.
Pensez à vous projeter dans l’avenir de manière à prévoir une installation qui pourra s’adapter à votre évolution et à votre développement.

Quel est le profil des utilisateurs ?

Pour les personnes qui ont un poste de travail fixe dans l’entreprise (sédentaire), l’idéal est de leur prévoir un téléphone de bureau fixe.


Pour une personne qui occupe des fonctions de secrétariat, il faut prévoir un poste téléphonique complet avec des fonctionnalités avancées de transferts, reprises de lignes, va-et-vient, mise en attente, répertoires etc.

Il est tentant de remplacer les téléphones fixes par un logiciel installés sur l’ordinateur, un softphone. Nous vous conseillons de conserver au moins un téléphone de bureau : les pannes d’ordinateur ne sont pas si rares, alors que les pannes de téléphones sont moins fréquentes.

Certaines personnes sont mobiles à l’intérieur de vos locaux : personnels techniques, encadrement d’équipes, équipes de vente dans une surface commerciale, etc.

Le matériel idéal pour ce type de profil est un téléphone sans fil ou un pack téléphone fixe + casque sans fil pour allier confort et liberté de mouvement. Donnez à vos utilisateurs les conditions d’un travail productif.

Enfin, les personnes en mobilité externe à l’entreprise sont en général équipées de téléphones portables (smartphones).

Aujourd’hui, on peut facilement transférer un appel sur le numéro de téléphone fixe de l’entreprise vers un téléphone portable.
L’avantage est que vous pouvez communiquer auprès de vos clients uniquement sur votre numéro de téléphone fixe. Vous transférez ensuite les appels vers votre mobile si vous êtes en déplacement. Vous capitalisez sur votre numéro principal : la gestion et la communication est plus simple pour vous. Enfin, il est parfois plus sécurisant pour les clients de disposer d’un numéro fixe que d’un numéro de portable.


De combien de numéros de téléphone avez-vous besoin ?

Un numéro commercial, un numéro pour le service technique, un numéro pour le SAV, un numéro pour la comptabilité, etc.


De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ? 
Fonctions types des centres d’appels :

Pré-décroché automatique, musique ou message d’attente, distribution automatique des appels vers l’équipe commerciale...

Fonctions de gestion des appels :

Transfert d’appel, gestion de groupes de numéros, gestion de la diffusion des sonneries, orientation automatique des appels par un serveur vocal interactif (tapez 1 pour le service commercial, tapez 2 pour le SAV...)

Une fois que vous savez répondre à ces questions, votre cahier des charges est établi !

Laissez-vous guidez par nos spécialistes !

En plus, ils vous conseilleront sur les fonctions à ne pas oublier :
transfert d’appel après un certain nombre de sonneries, routage vers un message d’attente, un répondeur... Nous sommes là pour çà, c’est notre métier.


Quelle est la nature de votre ligne téléphonique : analogique, numérique ou IP ?

Nos spécialistes sont disponibles au 0 892 438 789.

Conseil : avant d’appeler, munissez vous de votre dernière facture téléphonique. La plupart des informations y sont marquées. Nos spécialistes ont l’habitude de vous aider à y trouver toutes les informations nécessaires en un instant.

.2.

Cas pratique

AluDirect est une PME de 15 personnes, spécialisée dans la charpente aluminium.

L’entreprise est structurée ainsi :

Un atelier de découpe et d’ajustage avec 6 personnes

Un service commercial composé de 4 commerciaux itinérants et de 2 commerciaux sédentaires

- 1 chef comptable

- 1 secrétaire

- 1 dirigeant

AluDirect a besoin de pouvoir passer entre 8 et 10 appels en simultané car l’entreprise a une forte activité commerciale et l’entreprise a besoin de 16 postes téléphoniques :

Solution

6 téléphones fixes :

(pour les personnes ayant un poste fixe)
- 2 pour les commerciaux sédentaires
- 1 pour le comptable
- 1 pour l’atelier
- 1 pour le dirigeant
- 1 pour le poste de secrétariat

5 téléphones sans fil

(pour les personnes mobiles à l’intérieur des locaux)
  - 5 pour l’atelier

5 téléphones mobiles

(pour les personnes mobile à l’extérieur des locaux) :
- 4 pour les commerciaux itinérants
- 1 pour le dirigeant.

.3.

Quel matériel choisir ?

Vous êtes équipés de lignes IP et de lignes analogiques ?

Les ministandards mixte IP + analogique se connectent sur votre prise FT (ligne analogique) et sur votre routeur SIP ou Box Internet compatible SIP (à valider auprès de votre opérateur de lien Internet).


Vous êtes uniquement équipés de lignes IP ?
Les ministandards Full IP sont compatibles avec toutes les installations IP/SIP.

Standard IPBX
Vous pouvez choisir entre un standard téléphonique installé dans vos locaux (matériel physique) ou de choisir un standard téléphonique hébergé (pas de matériel).

" Nous vous remercions de votre visite.

Contactez-nous au 01 48 30 14 14 ou commercial@costa.fr 

si vous avez la moindre question. "

Bastien, chargé d'affaires entreprise

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